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MONTHLY SERVICE REVIEW FILE 경비·미화 용역비 월별 청구 확인 기록 업체별 청구서 수령 → 근무변동과 금액 확인 → 소장·회장 결재 → 용역비 지급 제가 근무했던 아파트의 경비원과 미화원은 관리사무소에서 직접 고용한 직원이 아니라 각각 용역업체 소속이었습니다. 경비업체와 미화업체가 서로 달랐기 때문에 매월 청구서도 따로 도착했습니다. 처음에는 계약된 용역비가 매월 그대로 청구될 것처럼 보이지만 실제 금액은 항상 같지 않았습니다. 연차 사용이나 병가처럼 근무상황이 달라지면 청구금액이 변동되는 달이 있었습니다. 따라서 청구서가 왔다고 바로 지급하지 않고, 업체별 제출서류와 계약내용, 청구금액을 모두 확인한 뒤 소장님과 회장님 결재를 받아 용역비로 지급 했습니다. 고용 형태 용역업체 소속 청구 방식 경비·미화 별도 비용 계정 용역비 최종 승인 소장·회장 결재 FILE 01 · 두 업체의 청구서 경비와 미화는 한 묶음으로 처리하지 않았습니다 같은 아파트에서 근무하고 있어도 경비원과 미화원의 소속업체는 달랐습니다. 따라서 청구서가 오는 시기와 제출서류도 업체별로 확인해야 했습니다. 경비 용역비 청구서와 미화 용역비 청구서를 각각 받아 별도의 계약과 금액에 맞춰 검토했습니다. 두 업체의 비용을 합계만 보고 지급하면 어느 쪽에서 금액이 달라졌는지 알기 어렵습니다. 저는 경비업체와 미화업체 자료를 따로 놓고, 각 업체가 제출한 서류가 빠짐없이 들어왔는지와 해당 월 청구금액이 맞는지 확인했습니다. SECU...

아파트 관리사무소에서는 전구 같은 소모성 자재부터 작업에 필요한 각종 공구까지 생각보다 많은 물품을 구입했습니다. 시설에 문제가 생긴 뒤 필요한 물건을 하나씩 사러 가면 보수가 늦어질 수 있기 때문에, 바로 사용할 자재뿐 아니라 자주 쓰는 물품은 어느 정도 여유 있게 준비해 두었습니다. 제가 근무했던 단지에서는 필요한 공구와 공용자재를 경리인 제가 구입해 주는 경우가 많았습니다. 결제에는 관리사무소 법인카드를 사용했고, 구입 목적에 따라 소모품비 또는 수선유지비 로 처리했습니다. 영수증만 보관하면 나중에 무엇을 왜 샀는지 기억하기 어려워서, 영수증 뒷면에 사용 목적과 구입 이유를 직접 적어두었습니다. 공용자재 구매 기록 제가 근무했던 단지의 실제 처리 방식 구입 담당 경리 결제 방법 관리사무소 법인카드 사용 계정 소모품비 또는 수선유지비 증빙 관리 영수증 뒷면에 목적·이유 기록 필요한 공구와 자재는 경리가 구입했습니다 현장에서 어떤 자재와 공구가 필요한지는 관리업무를 담당하는 직원이 확인했지만, 실제 구매는 경리인 제가 진행하는 경우가 많았습니다. 필요한 물품을 전달받으면 어떤 작업에 사용할 것인지 확인하고 법인카드로 결제했습니다. 공구는 특정 작업에만 필요한 물건도 있었지만, 관리사무소에서 기본적으로 갖춰야 할 물품도 많았습니다. 자재 역시 고장이 생긴 뒤 한 개만 구입하는 방식보다는 자주 사용하는 품목을 넉넉하게 마련해 두는 편이 실제 업무에 편리했습니다. 현장에서 실제로 달랐던 점 바로 사용할 자재를 사는 경우도 있었지만, 모든 구입품이 구매 당일 사용되는 것은 아니었습...

관리사무소 경리 업무를 하면서 통장 잔액과 장부 잔액을 맞추는 일은 매월 반복됐습니다. 입금과 출금 내역을 하나씩 확인하면 대부분 금액이 맞았지만, 어느 날 정기예금과 관련된 이자 내역을 장부에 반영하지 않아 잔액이 달랐던 적이 있습니다. 처음 잔액 차이를 발견했을 때는 다른 입금이나 지출을 잘못 처리한 줄 알고 당황했습니다. 하지만 통장 거래내역과 전표를 다시 비교하자 빠뜨린 금액을 금방 찾을 수 있었습니다. 원인은 정기예금에서 발생한 이자를 확인하고도 이자수익 전표를 작성하지 않은 것 이었습니다. 그날의 잔액 차이, 원인은 단순했습니다 예금 종류 정기예금 확인 주기 매월 차이 원인 이자 전표 누락 사용 계정 이자수익 정기예금도 매월 빠뜨리지 않고 확인했습니다 정기예금은 보통예금처럼 관리비가 수시로 들어오고 나가는 통장은 아니었습니다. 거래가 많지 않다 보니 보통예금부터 확인한 뒤 정기예금은 나중에 살펴보게 될 수 있었습니다. 하지만 거래 횟수가 적다고 해서 장부 확인 대상에서 제외되는 것은 아니었습니다. 제가 근무했던 단지에서는 정기예금도 매월 확인했습니다. 원금이 그대로 있는지, 새로 발생한 이자 내역은 없는지, 통장이나 은행 내역과 장부가 맞는지를 살폈습니다. 정기예금은 움직임이 적기 때문에 한 번 누락하면 다음 확인 때까지 발견하지 못할 수 있어 오히려 정기적인 확인이 필요했습니다. 처음에는 다른 전표가 틀린 줄 알았습니다 통장 잔액과 장부 잔액이 다르면 먼저 큰 금액의 출금이나 관리비 입금이 잘못 반영된 것은 아닌지 생각하게 됩니다...

HOLIDAY GIFT RECORD 모두 같은 선물세트, 상여금은 직종별로 달랐습니다 법인카드 구입 · 복리후생비 처리 · 사전 결재 명절이 다가오면 관리사무소에서는 직원들에게 지급할 선물세트를 준비했습니다. 제가 근무했던 단지에서는 관리사무소 직원과 소장님뿐 아니라 경비원과 미화원도 지급 대상에 포함했습니다. 선물은 직종이나 직책에 따라 다르게 준비하지 않고 모두 같은 선물세트로 구입했습니다. 반면 상여금은 직종에 따라 지급액이 달랐습니다. 같은 명절에 지급되더라도 선물세트와 상여금은 지급방식과 확인할 내용이 달랐기 때문에 서로 섞지 않고 구분 해서 처리했습니다. ITEM 동일한 선물세트 PAYMENT 법인카드 결제 ACCOUNT 복리후생비 SCENE 01 대상 확인 누가 받을지 먼저 확인했습니다 선물세트를 주문하려면 먼저 필요한 수량을 정해야 했습니다. 제가 근무한 단지에서는 관리사무소 직원과 소장님, 경비원, 미화원까지 대상에 포함했습니다. 같은 단지에서 근무하는 인원을 확인한 뒤 빠지는 사람이 없도록 선물세트 수량을 준비했습니다. 경비원과 미화원은 용역업체 소속이었지만, 당시 단지에서는 명절 선물 지급 대상에 함께 포함했습니다. 다만 이것이 모든 아파트에 동일하게 적용되는 의무라는 뜻은 아닙니다. 단지의 예산과 내부 지급기준에 따라 대상은 달라질 수 있습니다. 당시 선물세트 지급 대상 관리사무소 직원 ...

아파트에서 폐기물이 생기면 관리사무소가 모두 같은 방법으로 처리하는 것은 아니었습니다. 세대에서 이사나 정리를 하며 내놓는 가구·가전이 있었고, 단지에서 나무작업이나 공사를 진행한 뒤 남는 폐기물도 있었습니다. 겉으로 보기에는 모두 버려야 할 물건이지만, 어디에서 발생했는지에 따라 비용을 부담하는 주체가 달랐습니다. 제가 근무했던 단지에서는 세대가 버리는 가구와 가전은 해당 세대가 비용을 부담하도록 안내했습니다. 관리사무소가 대신 비용을 지급하지 않고, 구청에서 안내하는 처리업체의 연락처를 알려드려 세대가 직접 신청할 수 있도록 연결했습니다. 반면 단지의 나무작업이나 공사 과정에서 발생한 공용 폐기물은 업체를 불러 처리하고, 관련 증빙서류를 받은 뒤 폐기물처리비 로 비용을 지급했습니다. 먼저 확인했던 한 가지: 누가 발생시킨 폐기물인가 세대 가구·가전 세대가 직접 비용 부담 구청 안내 업체 연락처 연결 나무작업·공사 폐기물 관리사무소에서 업체 호출 증빙 확인 후 폐기물처리비 지급 폐기물의 크기보다 발생 원인을 먼저 확인했습니다 관리사무소에서 폐기물 관련 문의를 받으면 물건의 크기만 보고 처리 여부를 결정할 수 없었습니다. 비슷한 크기의 가구나 자재라도 세대가 개인적으로 사용하다 버리는 것인지, 단지 공용부분을 관리하거나 공사하는 과정에서 나온 것인지에 따라 처리 방식이 달라졌기 때문입니다. 그래서 저는 먼저 폐기물이 나온 장소와 발생 원인을 확인했습니다. 세대 내부에서 사용하던 가구·가전이라면 개인 폐기물로 안내했고, 단지에서 시행한 나무작업이나 공사 후 남은 폐기물이라면 공용 관리업무에서 발생한 것으로 구분했습니다. 이 기준을 먼저 세워야 세대가 부담할 비용을 관리비에서 ...

제가 근무했던 곳은 부산이어서 겨울에도 눈이 쌓이는 날이 거의 없었습니다. 그래서 제설제가 매년 반복해서 구입하는 물품은 아니었습니다. 그렇다고 눈과 결빙에 아무런 준비도 하지 않을 수는 없었습니다. 평소에는 사용할 일이 없더라도 갑자기 기온이 내려가거나 눈이 내리면 단지 출입구와 경사로가 위험해질 수 있기 때문입니다. 당시 관리사무소에서는 비상상황에 대비해 모래와 염화칼슘을 한 번 구입했습니다. 소장님 결재를 받은 뒤 구입비를 수선유지비로 처리했고, 실제로 사용할 상황이 발생하지 않아 남은 물품은 창고에 보관했습니다. 필요할 때는 관리사무소 직원이나 경비원이 바로 준비할 수 있도록 한 것입니다. 실제로 처리했던 내용 구입 물품 모래·염화칼슘 결재 절차 소장님 결재 당시 계정 수선유지비 구입 후 관리 창고 보관 01 눈이 거의 오지 않아도 준비는 필요했습니다 부산에서 근무하다 보니 제설작업을 일상적인 겨울 업무로 생각하지는 않았습니다. 눈이 많이 오는 지역처럼 매년 대량의 제설제를 구입하거나 사용량을 예상해 예산을 편성할 정도는 아니었습니다. 그러나 눈이 드문 지역은 오히려 갑자기 눈이 내렸을 때 바로 대응하기 어려울 수 있습니다. 필요해진 뒤에 물품을 구입하려고 하면 판매처를 찾거나 물건을 옮기는 동안 시간이 걸릴 수 있습니다. 그래서 사용 빈도가 낮더라도 최소한의 모래와 염화칼슘은 미리 갖춰두기로 했습니다. 근무 당시 기억 ...

아파트 단지 안에 나무가 많으면 보기에는 좋지만 관리사무소 입장에서는 정기적으로 챙겨야 할 일이 생깁니다. 나뭇가지가 세대 창문 가까이까지 자라 햇빛을 가리거나, 벌레가 늘었다는 민원이 들어오기도 합니다. 가지가 너무 무성해지면 보행로와 주차장 주변의 안전도 살펴봐야 합니다. 제가 근무했던 아파트에서는 조경업체에 전지작업 전체를 맡기지 않았습니다. 관리사무소 직원들과 소장님이 직접 나무를 정리했고, 손이 닿지 않는 높은 나무가 있을 때만 크레인을 불러 작업했습니다. 잘라낸 나뭇가지와 낙엽은 폐기물 업체에 별도로 비용을 지급하고 수거를 맡겼습니다. 그때의 작업 방식 전지작업은 매년 상반기와 하반기에 진행했습니다. 직원들이 할 수 있는 범위는 직접 작업하고, 높은 나무는 크레인을 이용했습니다. 발생한 크레인 사용료와 폐기물 수거비는 증빙을 받아 수선유지비로 처리했습니다. 전지작업을 하게 된 가장 큰 이유 단지 조경은 나무가 자라는 모습만 보고 작업 시기를 정하기 어려웠습니다. 실제로는 입주민 민원과 현장 상태가 중요한 판단 기준이 됐습니다. 제가 근무한 단지에서는 특히 벌레와 햇빛 가림에 관한 민원이 많았습니다. 저층 세대에서는 나뭇가지가 창문 가까이 자라면서 햇빛이 잘 들어오지 않는다는 이야기가 나왔습니다. 나뭇잎과 가지가 무성한 곳에서는 벌레가 많아졌다는 민원도 이어졌습니다. 민원이 들어온 부분만 급하게 자르면 단지 전체의 모양이 고르지 않을 수 있어, 상반기와 하반기에 현장을 둘러보고 필요한 구역을 함께 정리했습니다. 햇빛 가림 저층 세대 창문 앞까지 자란 가지의 상태를 확인했습니다. 벌레 민원 잎과 가지가 무성한 구역을 중심으로 정리가 필요한지 살폈습니다. 높은 나무 ...