눈이 거의 오지 않는 부산에서도 제설제를 준비했던 이유
제가 근무했던 곳은 부산이어서 겨울에도 눈이 쌓이는 날이 거의 없었습니다. 그래서 제설제가 매년 반복해서 구입하는 물품은 아니었습니다. 그렇다고 눈과 결빙에 아무런 준비도 하지 않을 수는 없었습니다. 평소에는 사용할 일이 없더라도 갑자기 기온이 내려가거나 눈이 내리면 단지 출입구와 경사로가 위험해질 수 있기 때문입니다.
당시 관리사무소에서는 비상상황에 대비해 모래와 염화칼슘을 한 번 구입했습니다. 소장님 결재를 받은 뒤 구입비를 수선유지비로 처리했고, 실제로 사용할 상황이 발생하지 않아 남은 물품은 창고에 보관했습니다. 필요할 때는 관리사무소 직원이나 경비원이 바로 준비할 수 있도록 한 것입니다.
실제로 처리했던 내용
눈이 거의 오지 않아도 준비는 필요했습니다
부산에서 근무하다 보니 제설작업을 일상적인 겨울 업무로 생각하지는 않았습니다. 눈이 많이 오는 지역처럼 매년 대량의 제설제를 구입하거나 사용량을 예상해 예산을 편성할 정도는 아니었습니다.
그러나 눈이 드문 지역은 오히려 갑자기 눈이 내렸을 때 바로 대응하기 어려울 수 있습니다. 필요해진 뒤에 물품을 구입하려고 하면 판매처를 찾거나 물건을 옮기는 동안 시간이 걸릴 수 있습니다. 그래서 사용 빈도가 낮더라도 최소한의 모래와 염화칼슘은 미리 갖춰두기로 했습니다.
구입한 모래와 염화칼슘은 실제 제설작업에 사용하지 않았습니다. 눈이 거의 내리지 않아 그대로 창고에 보관했기 때문입니다. 사용하지 않았다고 해서 불필요한 구입이었다기보다, 갑작스러운 결빙 상황에 대비한 비상물품에 가까웠습니다.
제설물품 구입과 결재는 간단하게 진행했습니다
대규모 제설장비를 구입하거나 외부업체와 용역계약을 맺은 것은 아니었습니다. 비상용 모래와 염화칼슘을 한 차례 구입하는 정도였기 때문에 제가 근무한 단지에서는 소장님 결재를 받아 진행했습니다.
경리 담당자는 구입 목적이 무엇인지 결재서류에서 확인할 수 있도록 정리하고, 물품 구입에 관한 증빙을 갖춰 비용을 지급했습니다. 단순히 ‘겨울용품 구입’이라고만 적기보다 비상 제설과 결빙 대비를 위한 물품이라는 사실을 남겨두는 편이 나중에 장부를 확인하기 쉬웠습니다.
제가 처리했던 순서
눈과 결빙에 대비할 최소한의 물품이 필요하다고 판단했습니다.
모래와 염화칼슘 구입 내용을 정리해 소장님 결재를 받았습니다.
제가 근무한 단지에서는 구입비를 수선유지비 계정으로 처리했습니다.
실제 사용하지 않은 물품은 필요할 때 꺼낼 수 있도록 창고에 보관했습니다.
구입비는 수선유지비로 처리했습니다
제가 근무한 단지에서는 비상용 모래와 염화칼슘 구입비를 수선유지비로 처리했습니다. 단지 내 도로와 보행로 등의 상태를 유지하고, 겨울철 결빙에 대비하기 위해 구입한 물품으로 보았기 때문입니다.
당시 전표의 기본 형태
차변: 수선유지비 / 대변: 보통예금
다만 제설제 구입비를 어떤 계정으로 처리할지는 단지의 예산과 회계프로그램에 따라 달라질 수 있습니다. 일부 단지는 소모품비 등 다른 계정을 사용할 수 있으므로 기존 장부와 단지별 회계기준을 먼저 확인해야 합니다.
사용하지 않은 물품도 계속 확인해야 합니다
제설제를 구입하고 전표를 작성했다고 업무가 모두 끝나는 것은 아닙니다. 실제 사용하지 않은 물품은 창고에 남기 때문에 보관 위치와 상태를 확인해야 합니다. 급하게 필요할 때 어디에 있는지 찾지 못하면 미리 구입해 둔 의미가 없어집니다.
특히 염화칼슘은 습기에 노출되지 않도록 제품 포장과 보관 상태를 살펴볼 필요가 있습니다. 포장이 손상되었거나 내용물이 굳어 사용하기 어려운 상태가 아닌지도 겨울이 오기 전에 확인하는 것이 좋습니다.
비상용 구입과 실제 사용을 구분해 기록하기
저희 단지에서는 제설제를 구입했지만 실제로 사용하지 않았습니다. 따라서 글이나 내부 기록에 제설작업을 했다고 표현하면 실제 경험과 달라집니다.
구입했다는 사실, 사용하지 않았다는 사실, 남은 물품을 창고에 보관했다는 사실을 구분해 남기면 다음 담당자가 물품을 다시 구입하거나 찾는 과정에서 혼선을 줄일 수 있습니다.
이 경험을 통해 배운 점
첫째, 사용 빈도가 낮은 물품도 안전과 관련됐다면 최소한의 준비가 필요했습니다.
둘째, 구입하지 않은 것보다 구입 후 어디에 보관했는지 모르는 상황이 더 문제가 될 수 있었습니다.
셋째, 실제 사용하지 않은 물품은 사용했다고 꾸미지 않고 구입·보관 사실 그대로 기록해야 했습니다.
부산처럼 눈이 드문 지역에서는 제설제가 자주 쓰이는 물품은 아닙니다. 하지만 관리사무소의 업무는 자주 발생하는 일만 처리하는 것이 아니라, 드물게 발생하더라도 안전에 영향을 줄 수 있는 상황을 미리 준비하는 일도 포함됩니다. 당시 구입한 모래와 염화칼슘은 실제로 사용하지 않았지만, 비상상황에 대비하는 관리업무가 무엇인지 생각하게 해준 물품이었습니다.
- 공동주택관리법 및 관계 법령
- 공동주택 회계처리기준
- 단지별 관리규약 및 회계프로그램 계정과목
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