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연간 정화조 청소 작업일보 정화조 청소 날에는 직원이 현장에서 직접 확인했습니다 일정 안내·입주민 방송부터 완료확인서와 시설유지비 처리까지 정화조 청소는 언제, 어떻게 처리했나요? 제가 근무했던 단지에서는 정화조 청소를 매년 진행했습니다. 업체가 일정을 미리 알려주면 안내문을 부착하고 방송했으며, 청소 당일에는 관리사무소 직원이 현장에서 작업을 확인했습니다. 작업이 끝난 뒤 청소 완료 확인서를 받고, 업체 청구서를 결재한 다음 계약금액 그대로 계좌이체해 시설유지비로 처리했습니다. 정화조 청소는 청구서가 들어왔을 때 돈만 지급하는 업무가 아니었습니다. 청소차량이 들어오는 날에는 작업 공간과 차량 이동 때문에 입주민에게 불편이 생길 수 있었고, 현장에서 실제로 작업이 진행됐는지 확인해야 했습니다. 따라서 사전 안내, 현장 입회, 완료 증빙, 비용 지급을 하나의 업무로 연결해 처리했습니다. 제가 맡았던 실무에서는 업체가 먼저 예정일을 알려줬습니다. 관리사무소에서는 해당 날짜가 확정되면 주민들이 미리 알 수 있도록 안내문을 준비했고, 작업 전에는 방송으로도 다시 알렸습니다. 안내문만 게시하면 보지 못하는 주민이 있을 수 있고, 방송만 하면 내용을 기억하기 어려울 수 있어 두 방법을 함께 사용했습니다. 01 일정 통보 02 안내문·방송 03 직원 현장확인 04 완료증빙 수령 05 결재·계좌이체 업체가 알려준 일정부터 확인했습니다 연례적으로 진행하는 작업이라도 매년 같은 날짜에 실시되는 것은 아니므로 업체가 알려준 실제 일정을 확인했습니다. 일정이 정해지면 관리사무소 내부에서 공유하고, 주민 안내를 언제 시작할지도 함께 정했습니다. 작업일과 시간이 틀리게 안내되면 주민 불편뿐 아니라 차량 진입이나 작업 준비에도 문제가 생길 수 있어 업체가 통보한 내용을 그대로 옮기기 전에 한 번 더 확인했습니다. 게시판 안내문 정화조 청소 날짜와 작업 예정 사실을 주민이 미리 볼 수 있도록 게시했습니다. 관리사무소 방송 작업 전에 방송으로 다시 알리고 현장 주변 이용에...

더아파트 전자투표 업무기록 전자투표가 어려운 입주민은 관리사무소에서 도와드렸습니다 매월 프로그램 이용료부터 투표 지원, 자동이체와 지급수수료 처리까지 제가 근무했던 단지에서는 일반적인 아파트 통합 앱 대신 더아파트 프로그램 을 이용했습니다. 프로그램 이용료는 매달 납부했고, 전자투표도 이 프로그램으로 진행했습니다. 전자투표 기능을 사용할 때 별도의 추가비용을 내지는 않았습니다. 다만 스마트폰이나 프로그램 이용이 익숙하지 않은 연세 많은 입주민은 관리사무소를 찾아오셨고, 직원이 이용 절차를 도와드렸습니다. 전자투표 진행 ○ 투표 안건 확인 ○ 본인 선택 확인 투표 진행 관리사무소 도움창구 01 프로그램 이용 방법 안내 02 세대·본인 확인 절차 지원 03 투표 완료 여부 확인 프로그램 이용료는 매월 납부했습니다 01 청구서 확인 02 소장님 결재 03 자동이체 확인 04 지급수수료 처리 월 프로그램 이용료 처리표 프로그램 더아파트 납부 주기 매월 확인 서류 업체 청구서 사전 절차 소장님 결재 납부 방법 자동이체 계정과목 지급수수료 자동이체로 빠져나가는 비용이었지만 매월 청구서를 확인하고 소장님 결재를 받은 뒤 처리했습니다. 제가 근무했던 단지에서는 프로그램 이용료를 지급수수료 계정으로 사용했습니다. 전자투표 추가비용은 따로 없었습니다 월 이용료 안에서 전자투표 진행 전자투표를 진행할 때 별도의 추가 사용료는 발생하지 않았습니다. 따라서 실제로 지출하지 않은 전자투표 비용을 따로 회계처리한 것처럼 작성하지 않았습니다. 연세 많은 입주민은 직접 도와드렸습니다 관리사무소 현장 지원 프로그램 이용이 어려운 분들에게 화면을 어디서 열어야 하는지와 진행 절차를 안내했습니다. 직원이 입주민 대신 선택하는 것이 아니라, 입주민 본인이 직접 의사를 표시할 수 있도록 사용 방법을 도와드리는 방식이었습니다. 전자투표 지원 시 주의할 점 직원이 특정 선택을 권하거나 입주민 대신 투표하면 안 됩니다. 개인정보와 선택 내용이 다른 사람에게 노출되...

관리사무소 회계시스템 고객지원 연결 가능 ERROR REPORT 회계프로그램 오류가 나면 업체에 연락했습니다 월 사용료 청구서부터 전화·원격지원, 직원 권한 변경과 전산운영비 처리까지 관리사무소 회계프로그램은 전표 입력뿐 아니라 관리비 부과와 마감 등 일상 업무에 계속 사용했습니다. 제가 근무했던 단지에서는 프로그램 사용료를 매월 납부 했고, 업체에서 보내온 청구서를 확인한 뒤 결재받아 처리했습니다. 프로그램에서 오류가 발생하면 혼자 임의로 설정을 바꾸기보다 업체에 전화해 안내받거나 필요한 경우 원격지원으로 해결했습니다. 회계프로그램 알림 × ! 업무 처리 중 오류가 발생했습니다. 고객지원센터의 전화 안내 또는 원격지원이 필요합니다. 지원 요청 01 오류 내용 확인 02 업체 전화상담 03 원격지원 진행 04 정상 작동 확인 매월 청구서를 확인하고 자동이체했습니다 월간 전산사용료 처리표 정기 지출 납부 주기 매월 확인 서류 업체 청구서 사전 절차 결재 후 지급 납부 방법 자동이체 계정과목 전산운영비 자동이체라고 해서 출금된 금액만 보고 끝내지 않았습니다. 매달 청구서를 확인하고 결재를 받은 뒤 실제 출금내역과 대조했으며, 사용료는 전산운영비 로 처리했습니다. 오류 상황에 따라 통화와 원격지원을 나눴습니다 전화 안내 간단한 오류나 처리방법을 업체 담당자에게 설명하고, 통화로 안내받아 직접 조치했습니다. 원격지원 통화만으로 해결하기 어려운 경우 업체가 원격으로 화면을 확인해 문제를 처리했습니다. 실제로 있었던 상황 회계프로그램 사용 중 오류가 발생해 업체에 전화했고, 담당자의 설명을 들으며 처리했습니다. 필요한 경우에는 원격접속 지원도 받았습니다. 직원이 바뀌면 권한도 그대로 두지 않았습니다 직원 변경 → 서류 제출 → 사용자 권한 변경 담당 직...

ELEVATOR INSPECTION 점검 운행 중 ▲ ANNUAL CHECK 승강기 정기검사 날에는 안내문과 방송부터 준비했습니다 연 1회 검사 일정 조율부터 지적사항 보수, 결과 스티커와 승강기유지비 처리까지 제가 근무했던 아파트에서는 승강기 정기검사를 매년 한 번 받았습니다. 검사기관에서 일정을 미리 알려주면 평소 유지보수업체가 방문하는 월 정기점검 날짜에 맞춰 검사를 진행했습니다. 검사 당일에는 유지보수업체 직원도 함께했고, 승강기를 잠시 사용하지 못하는 시간이 생길 수 있어 입주민 안내문을 붙이고 방송으로도 알렸습니다. B1 검사기관 일정 통보 정기검사 예정일을 미리 확인했습니다. 1F 월 정기점검일과 조율 유지보수업체의 점검 일정에 맞춰 함께 진행했습니다. 2F 입주민 사전 안내 안내문을 부착하고 관리사무소 방송을 했습니다. 3F 검사·보수 진행 유지보수업체 직원이 함께했고 지적사항은 보수했습니다. 4F 결과 표시·비용 처리 승강기마다 결과 스티커를 부착하고 청구서를 처리했습니다. 검사 전에는 입주민 안내부터 했습니다 게시 안내 검사 날짜와 예상되는 승강기 이용 불편을 안내문으로 부착했습니다. 방송 안내 검사 진행 사실을 관리사무소 방송으로 다시 알렸습니다. 검사 내용만 준비하는 것이 아니라 주민이 갑자기 승강기를 이용하지 못해 당황하지 않도록 사전 안내하는 것도 중요한 업무였습니다. 유지보수업체 직원이 함께했습니다 검사기관 + 유지보수업체 검사기관이 검사를 진행하고, 평소 승강기를 관리하는 유지보수업체 직원도 현장에 함께했습니다. 월 정기점검일에 맞췄기 때문에 일정 관리와 현장 대응을 함께 진행할 수 있었습니다. 지적사항은 보수한 뒤 결과를 표시했습니다 ...

관리사무소 업무 시스템 보안 연결 공동인증서 연간 갱신 기록 만료되기 전에 공동인증서를 갱신했습니다 소장님 결재부터 법인카드 결제, 지급수수료 처리와 만료일 관리까지 관리사무소 공동인증서는 인터넷뱅킹에만 사용하는 것이 아니었습니다. 전자세금계산서 확인, 4대보험 신고, 국세·지방세 관련 업무 등 여러 온라인 업무에 필요했습니다. 제가 근무했던 단지에서는 인증서를 매년 갱신 했고, 이 업무는 경리가 직접 처리했습니다. 인증서가 만료되면 여러 업무가 한꺼번에 막힐 수 있어 만료일을 별도로 관리했습니다. ! 공동인증서 만료 예정 갱신 전에 만료일과 사용처를 확인하고 소장님 결재를 먼저 받았습니다. 01 만료일 확인 02 소장님 결재 03 직접 갱신 04 법인카드 결제 05 저장·관리 인증서 한 개가 연결된 업무들 인증서 사용처 확인 관리비 계좌 인터넷뱅킹 전자세금계산서 업무 4대보험 관련 신고 국세·지방세 관련 업무 이처럼 사용처가 여러 곳이어서 갱신 여부를 놓치면 단순히 은행 업무 하나만 불편해지는 것이 아니었습니다. 그래서 만료 직전에 서두르지 않도록 만료일을 따로 확인했습니다. 소장님 결재 후 경리가 직접 갱신 갱신 수수료가 발생하므로 먼저 소장님 결재를 받았습니다. 이후 경리가 직접 갱신 절차를 진행했고 수수료는 법인카드로 결제했습니다. 업무 주기 매년 갱신 담당자 경리가 직접 처리 사전 절차 소장님 결재 결제 방법 법인카드 계정과목 지급수수료 저장 위치 경리 업무용 컴퓨터 법인카드 결제 후에는 갱신 수수료를 지급수수료 로 처리했습니다. 단지마다 사용하는 계정과목과 카드대금 처리 방식이 다를 수 있으므로 기존 회계처리 기준을 먼...

연 1회 외부회계감사 업무기록 감사인이 오기 전, 요청자료부터 준비했습니다 관리사무소 외부회계감사 자료 준비·현장검토·추가자료 제출 경험 제가 근무했던 아파트에서는 연 1회 외부회계감사 를 받았습니다. 감사 당일에 서류를 찾기 시작한 것이 아니라, 회계법인 또는 감사인이 미리 보내준 요청자료 목록을 보고 필요한 자료를 먼저 준비해 두었습니다. 준비한 자료는 결산서 한 가지가 아니었습니다. 통장 사본과 잔액증명서, 전표철, 계약서, 세금계산서처럼 회계기록과 실제 증빙을 서로 확인할 수 있는 자료를 함께 모았습니다. 01 요청목록 수령 02 자료별 분류 03 현장 검토 대응 04 결과보고서 게시 감사 전에 받은 요청자료 목록 외부회계감사 요청자료 사전 준비용 ✓ 결산서 준비 완료 ✓ 통장 사본 준비 완료 ✓ 금융기관 잔액증명서 준비 완료 ✓ 회계 전표철 준비 완료 ✓ 각종 계약서 준비 완료 ✓ 세금계산서 등 지출 증빙 준비 완료 요청목록이 미리 왔기 때문에 자료를 항목별로 분류할 수 있었습니다. 결산서의 숫자만 준비하는 것이 아니라, 그 금액을 확인할 수 있는 통장과 전표, 계약서, 세금계산서가 함께 있어야 현장에서 자료를 찾는 시간을 줄일 수 있었습니다. 감사인이 관리사무소에 직접 방문했습니다 감사인은 관리사무소에 직접 방문해 준비된 자료를 현장에서 검토했습니다. 저는 요청받은 자료를 바로 확인할 수 있도록 미리 구분해 두고, 감사 과정에서 특정 거래나 증빙을 요청하면 해당 전표철과 관련 서류를 찾아 제공했습니다. 감사 전 준비 요청자료 목록 확...

발송 업무 기록 관리비 독촉장을 내용증명으로 보냈습니다 결재부터 법인카드 결제, 우체국 증빙 첨부까지 관리사무소에서 실제로 처리했던 순서 관리사무소에서는 관리비가 장기간 미납된 세대에 독촉장을 보낼 일이 있었습니다. 제가 근무했던 단지에서는 이런 문서를 일반우편보다 내용증명 방식으로 발송하는 경우가 많았습니다. 단순히 문서만 보내고 끝낸 것은 아닙니다. 먼저 내부 결재를 받고 우체국을 방문했으며, 발송 비용은 법인카드로 결제했습니다. 돌아온 뒤에는 우체국 영수증과 발송 관련 증빙을 결재서류에 붙이고 사무비 로 처리했습니다. 01 독촉장 준비 02 내부 결재 03 내용증명 접수 04 증빙 첨부 발송 전, 문서보다 먼저 확인한 것 내용증명은 외부로 나가는 공식 문서이므로 경리가 임의로 바로 발송하지 않았습니다. 대상 세대와 문서 내용을 확인한 다음 소장님과 필요한 결재권자의 결재를 거쳐 우체국에 가져갔습니다. 내용증명 발송기록 관리사무소 보관용 발송 문서 관리비 독촉장·내용증명 발송 방식 우체국 내용증명 사전 절차 내부 결재 후 발송 결제 수단 법인카드 계정과목 사무비 보관 증빙 우체국 영수증과 발송 관련 자료 법인카드로 결제하고 사무비로 처리 우체국 창구에서 내용증명을 접수한 뒤 비용은 법인카드로 결제했습니다. 카드 사용내역만 보고 전표를 처리하지 않고, 어떤 세대에 어떤 목적으로 발송했는지 확인할 수 있도록 관련 증빙을 함께 보관했습니다. 우편 접수비 회계 기록 결제수단　법인카드 계정과목　 사무비 ...

MONTHLY COMMUNICATION LOG 문자 한 번 많이 보냈더니 요금이 달라졌습니다, 관리사무소 통신비 처리 경험 전화와 인터넷은 매달 사용하는 고정 서비스였지만, 청구 금액까지 매번 똑같은 것은 아니었습니다. 이번 달 확인 흐름   이메일 청구서 도착 → 사용 내역 확인 → 결재 → 자동이체 확인 → 통신비 반영 제가 근무한 관리사무소에서는 전화와 인터넷을 같은 통신사에서 이용했습니다. 요금은 자동이체로 납부했고, 청구서는 종이가 아니라 이메일로 받았습니다. 매달 반복되는 비용이라 익숙했지만, 자동으로 빠져나간다는 이유만으로 확인을 생략할 수는 없었습니다. 이메일 청구서가 도착하면 청구 금액과 사용 내역을 살펴본 뒤 결재 절차를 거쳤고, 실제 자동이체 금액도 확인했습니다. 회계에서는 통신비 계정과목으로 처리했습니다. 이메일 청구서에서 제가 본 항목 전화·인터넷 서비스 같은 통신사 납부 방법 자동이체 증빙 확인 이메일 청구서 회계 계정 통신비 평소보다 요금이 많았던 달에는 문자를 확인했습니다 관리사무소에서는 여러 세대에 같은 내용을 알려야 할 때 문자를 보냈습니다. 안내할 일이 많아 문자 발송량이 늘어난 달에는 문자 이용료가 추가되어 평소보다 청구 금액이 커졌습니다. 처음부터 매달 같은 금액이라고 생각했다면 추가된 금액을 놓치거나 반대로 오류로 오해할 수도 있었습니다. 저는 금액이 달라졌을 때 청구서의 세부 내역을 보고, 세대 안내 문자를 많이 보낸 달인지 확인했습니다. 이유가 확인되면 해당 월의 통신비로 함께 처리했습니다. 제가 실제로 확인했던 차이 기본적인 전화·인터넷 사용료는 비슷했지만, 세대에 안내 문자를 많이 보낸 달에는 문자 비용이 더해졌습니다. 그래서 전월 금액과 다르다는 사실보다 왜 달라졌는지 를 확인하는 것이 중요했습니다. ...

관리사무소 은행 업무 기록 관리비 통장을 용도별로 나눴습니다, 입주자대표회의 명의 계좌 개설 경험 정기예금 가입이나 기존 통장의 만기처럼 자금의 흐름이 바뀌는 때에는 통장 하나를 만드는 일도 생각보다 준비할 것이 많았습니다. 제가 새 통장을 만든 이유 제가 근무했던 관리사무소에서는 정기예금에 가입하거나 자금을 용도별로 분리해야 할 때, 그리고 기존 통장이 만기가 되었을 때 새 계좌를 만들었습니다. 모든 돈을 한 통장에 섞어 두는 것보다 용도를 구분해 관리하면 장부와 통장 잔액을 맞출 때도 흐름을 확인하기가 수월했습니다. 은행에 가기 전에 의결부터 확인했습니다 통장을 새로 만든다고 해서 경리가 바로 은행에 가서 처리할 수 있는 것은 아니었습니다. 관리 자금과 관련된 일이므로 먼저 입주자대표회의 의결을 받았습니다. 계좌를 왜 새로 만드는지, 어떤 용도로 사용할 것인지가 정리된 뒤 은행 방문을 준비했습니다. 계좌 명의는 입주자대표회의 명의 였습니다. 실제 은행 방문은 경리인 제가 했기 때문에, 은행에서 안내한 준비 서류를 미리 확인하고 위임장을 포함해 필요한 서류를 챙겨 갔습니다. 은행 방문 전 제가 확인한 순서 새 계좌의 목적과 자금 용도를 정리했습니다. 입주자대표회의 의결 내용을 확인했습니다. 입주자대표회의 명의로 개설할 계좌임을 은행에 알렸습니다. 은행이 안내한 목록에 맞춰 위임장 등 제출 서류를 준비했습니다. 경리가 서류를 가지고 은행을 방문해 계좌를 개설했습니다. 서류는 방문 전 해당 은행에 다시 확인하는 편이 안전합니다. 계좌의 종류와 명의, 은행의 확인 절차에 따라 요구 서류가 달라질 수 있습니다. 저는 은행에서 알려 준 서류 목록대로 준비했고, 대리 방문이어서 위임장도 챙겼습니다. 계좌를 만든 뒤가 회계 업무의 시작이었습니다 ...

MONTHLY SERVICE REVIEW FILE 경비·미화 용역비 월별 청구 확인 기록 업체별 청구서 수령 → 근무변동과 금액 확인 → 소장·회장 결재 → 용역비 지급 제가 근무했던 아파트의 경비원과 미화원은 관리사무소에서 직접 고용한 직원이 아니라 각각 용역업체 소속이었습니다. 경비업체와 미화업체가 서로 달랐기 때문에 매월 청구서도 따로 도착했습니다. 처음에는 계약된 용역비가 매월 그대로 청구될 것처럼 보이지만 실제 금액은 항상 같지 않았습니다. 연차 사용이나 병가처럼 근무상황이 달라지면 청구금액이 변동되는 달이 있었습니다. 따라서 청구서가 왔다고 바로 지급하지 않고, 업체별 제출서류와 계약내용, 청구금액을 모두 확인한 뒤 소장님과 회장님 결재를 받아 용역비로 지급 했습니다. 고용 형태 용역업체 소속 청구 방식 경비·미화 별도 비용 계정 용역비 최종 승인 소장·회장 결재 FILE 01 · 두 업체의 청구서 경비와 미화는 한 묶음으로 처리하지 않았습니다 같은 아파트에서 근무하고 있어도 경비원과 미화원의 소속업체는 달랐습니다. 따라서 청구서가 오는 시기와 제출서류도 업체별로 확인해야 했습니다. 경비 용역비 청구서와 미화 용역비 청구서를 각각 받아 별도의 계약과 금액에 맞춰 검토했습니다. 두 업체의 비용을 합계만 보고 지급하면 어느 쪽에서 금액이 달라졌는지 알기 어렵습니다. 저는 경비업체와 미화업체 자료를 따로 놓고, 각 업체가 제출한 서류가 빠짐없이 들어왔는지와 해당 월 청구금액이 맞는지 확인했습니다. SECU...

관리사무소 경리 업무를 하면서 통장 잔액과 장부 잔액을 맞추는 일은 매월 반복됐습니다. 입금과 출금 내역을 하나씩 확인하면 대부분 금액이 맞았지만, 어느 날 정기예금과 관련된 이자 내역을 장부에 반영하지 않아 잔액이 달랐던 적이 있습니다. 처음 잔액 차이를 발견했을 때는 다른 입금이나 지출을 잘못 처리한 줄 알고 당황했습니다. 하지만 통장 거래내역과 전표를 다시 비교하자 빠뜨린 금액을 금방 찾을 수 있었습니다. 원인은 정기예금에서 발생한 이자를 확인하고도 이자수익 전표를 작성하지 않은 것 이었습니다. 그날의 잔액 차이, 원인은 단순했습니다 예금 종류 정기예금 확인 주기 매월 차이 원인 이자 전표 누락 사용 계정 이자수익 정기예금도 매월 빠뜨리지 않고 확인했습니다 정기예금은 보통예금처럼 관리비가 수시로 들어오고 나가는 통장은 아니었습니다. 거래가 많지 않다 보니 보통예금부터 확인한 뒤 정기예금은 나중에 살펴보게 될 수 있었습니다. 하지만 거래 횟수가 적다고 해서 장부 확인 대상에서 제외되는 것은 아니었습니다. 제가 근무했던 단지에서는 정기예금도 매월 확인했습니다. 원금이 그대로 있는지, 새로 발생한 이자 내역은 없는지, 통장이나 은행 내역과 장부가 맞는지를 살폈습니다. 정기예금은 움직임이 적기 때문에 한 번 누락하면 다음 확인 때까지 발견하지 못할 수 있어 오히려 정기적인 확인이 필요했습니다. 처음에는 다른 전표가 틀린 줄 알았습니다 통장 잔액과 장부 잔액이 다르면 먼저 큰 금액의 출금이나 관리비 입금이 잘못 반영된 것은 아닌지 생각하게 됩니다...

HOLIDAY GIFT RECORD 모두 같은 선물세트, 상여금은 직종별로 달랐습니다 법인카드 구입 · 복리후생비 처리 · 사전 결재 명절이 다가오면 관리사무소에서는 직원들에게 지급할 선물세트를 준비했습니다. 제가 근무했던 단지에서는 관리사무소 직원과 소장님뿐 아니라 경비원과 미화원도 지급 대상에 포함했습니다. 선물은 직종이나 직책에 따라 다르게 준비하지 않고 모두 같은 선물세트로 구입했습니다. 반면 상여금은 직종에 따라 지급액이 달랐습니다. 같은 명절에 지급되더라도 선물세트와 상여금은 지급방식과 확인할 내용이 달랐기 때문에 서로 섞지 않고 구분 해서 처리했습니다. ITEM 동일한 선물세트 PAYMENT 법인카드 결제 ACCOUNT 복리후생비 SCENE 01 대상 확인 누가 받을지 먼저 확인했습니다 선물세트를 주문하려면 먼저 필요한 수량을 정해야 했습니다. 제가 근무한 단지에서는 관리사무소 직원과 소장님, 경비원, 미화원까지 대상에 포함했습니다. 같은 단지에서 근무하는 인원을 확인한 뒤 빠지는 사람이 없도록 선물세트 수량을 준비했습니다. 경비원과 미화원은 용역업체 소속이었지만, 당시 단지에서는 명절 선물 지급 대상에 함께 포함했습니다. 다만 이것이 모든 아파트에 동일하게 적용되는 의무라는 뜻은 아닙니다. 단지의 예산과 내부 지급기준에 따라 대상은 달라질 수 있습니다. 당시 선물세트 지급 대상 관리사무소 직원 ...