직원이 먼저 낸 교육비, 영수증 확인 후 돌려준 관리사무소 회계처리
아파트 관리사무소 직원들은 맡은 업무에 따라 여러 교육을 받아야 합니다. 제가 근무했던 단지에서도 주택관리사 관련 교육뿐 아니라 소방과 전기 업무에 필요한 교육을 신청해 이수했습니다. 교육 안내문이 도착하면 일정과 대상자를 확인하고, 업무에 필요한 교육이라면 비용을 지원했습니다.
당시 교육비는 관리사무소에서 교육기관으로 바로 보내지 않았습니다. 교육을 받는 직원이 먼저 자기 돈으로 결제한 뒤 영수증을 제출하면, 교육훈련비로 결재받아 해당 직원에게 돌려주는 방식이었습니다. 다만 교육 장소까지 이동하는 교통비나 식비는 따로 지급하지 않았습니다.
실제 처리 방식 한눈에 보기
직원이 교육 신청 및 선결제 → 교육 이수 → 영수증 제출 → 소장님 결재 → 교육훈련비로 직원에게 환급
교육 안내가 오면 대상자부터 확인했습니다
관리사무소라고 해서 모든 직원이 똑같은 교육을 받는 것은 아니었습니다. 관리소장에게 필요한 교육이 있었고, 소방이나 전기 업무를 맡은 직원이 받아야 하는 교육도 따로 있었습니다. 따라서 교육 안내가 오면 교육명만 확인하는 것이 아니라 누가 받아야 하는 교육인지와 교육 일정이 업무에 지장을 주지 않는지를 먼저 살폈습니다.
제가 처리했던 교육에는 주택관리사 관련 교육과 소방·전기 교육이 있었습니다. 교육마다 신청기관과 일정, 비용이 달랐기 때문에 안내문을 받아 확인한 뒤 해당 직원이 신청하도록 했습니다.
관리업무에 필요한 교육 일정과 대상자를 확인했습니다.
소방 업무 담당자와 교육 내용을 확인해 신청했습니다.
전기 업무 담당자가 필요한 교육을 이수하도록 지원했습니다.
왜 직원이 먼저 결제했을까
교육기관에서 개인 명의로 신청하면서 바로 결제해야 하는 경우가 있었기 때문에, 직원이 먼저 비용을 냈습니다. 이후 교육을 마치고 영수증을 제출하면 관리사무소에서 교육비 지출 결재를 진행했습니다.
직원이 먼저 결제했다고 해서 바로 돈을 보내준 것은 아닙니다. 어떤 교육을 받았는지, 실제 결제한 금액이 얼마인지 확인할 수 있는 영수증을 받아 결재서류에 첨부했습니다. 확인이 끝난 뒤 소장님 결재를 받고 직원 계좌로 교육비를 돌려주었습니다.
당시 결재서류에서 확인했던 내용
□ 교육명과 교육기관
□ 교육 대상 직원
□ 교육일과 교육비
□ 직원이 결제한 영수증
□ 실제 환급할 금액
교육비만 지급하고 교통비와 식비는 지급하지 않았습니다
교육을 받으러 외부로 나가면 교육비 외에도 교통비와 식비가 발생할 수 있습니다. 하지만 제가 근무했던 단지에서는 교육기관에 납부한 교육비만 지원했습니다. 교육 장소까지 이동하는 교통비와 당일 식비는 별도로 지급하지 않았습니다.
따라서 직원이 영수증을 제출할 때도 교육비 영수증만 지출 결재에 반영했습니다. 교통비와 식비를 임의로 합산하지 않았기 때문에 실제 환급액과 교육기관 영수증 금액이 같았습니다.
교육비는 교육훈련비 계정으로 처리했습니다
교육비를 직원에게 돌려줄 때는 교육훈련비 계정을 사용했습니다. 직원이 개인 돈으로 먼저 결제했더라도 단지 업무에 필요한 교육을 받은 것이므로, 확인된 교육비를 단지 비용으로 처리한 것입니다.
당시에는 교통비와 식비를 지급하지 않았기 때문에 여비교통비나 복리후생비를 따로 작성할 필요가 없었습니다. 교육비 영수증 금액만 교육훈련비로 전표에 반영했습니다.
직원에게 교육비를 지급한 경우의 간단한 분개
차변: 교육훈련비 / 대변: 보통예금
실제 계정과 전표 작성 시점은 단지의 회계처리 방식과 사용 중인 관리프로그램에 따라 달라질 수 있습니다.
영수증만 있으면 처리가 끝나는 것은 아닙니다
교육비 영수증은 실제 금액을 확인하는 중요한 증빙이지만, 영수증 한 장만 보관하면 나중에 어떤 교육이었는지 알아보기 어려울 수 있습니다. 가능하면 교육 안내문이나 신청 내역, 교육 대상자와 교육일을 확인할 수 있는 자료도 함께 정리하는 것이 좋습니다.
교육을 마친 뒤 수료증이나 교육이수 확인서가 발급되는 경우에는 해당 자료도 함께 보관하는 것이 좋습니다. 지출 증빙은 교육비 지급을 설명하고, 이수증은 직원이 실제 교육을 마쳤다는 사실을 확인하는 자료이므로 역할이 서로 다릅니다.
이 경험을 통해 배운 점
교육 신청 전 대상자와 업무 관련성을 먼저 확인해야 한다.
직원이 먼저 결제했다면 단지의 지급 기준과 영수증을 확인한 뒤 승인된 교육비를 돌려줘야 한다.
교육비와 교통비·식비의 지급 기준을 임의로 섞지 않아야 한다.
지출 영수증과 교육이수 확인자료는 목적이 다르므로 가능한 한 함께 보관해야 한다.
마무리하며
관리사무소 직원 교육비는 금액이 크지 않더라도 교육 대상과 지급 근거를 정확하게 남겨야 하는 비용입니다. 제가 근무했던 단지에서는 직원이 먼저 교육비를 결제하고 영수증을 제출하면 소장님 결재를 받은 뒤 교육훈련비로 돌려주었습니다.
주택관리사 관련 교육과 소방·전기 교육은 지원했지만 교통비와 식비는 별도로 지급하지 않았습니다. 이처럼 단지마다 지급 범위가 다를 수 있으므로, 새로 근무를 시작한 경리라면 이전 전표와 예산서, 내부 결재 기준을 함께 확인하는 것이 가장 안전합니다.
- 해당 교육기관의 교육 안내문과 영수증
- 교육 신청내역 및 교육이수 확인자료
- 단지 예산서와 기존 교육비 지출전표
- 단지 관리규약 및 내부 결재 기준
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