입찰부터 하자기간까지, 아파트 공사 보증금과 회계처리
아파트 관리사무소에서 공사나 용역업체를 선정하다 보면 입찰보증금, 계약보증금, 하자보수보증금이라는 용어를 계속 접하게 됩니다. 모두 업체의 책임 있는 업무 수행을 담보하기 위한 제도지만, 받는 시점과 보증하는 내용은 서로 다릅니다.
입찰보증금은 낙찰자가 계약 체결을 거절하는 상황에 대비하고, 계약보증금은 체결된 계약의 이행을 담보합니다. 하자보수보증금은 공사가 끝난 뒤 발생할 수 있는 하자에 대비합니다. 이 차이를 정확히 구분하지 않으면 입찰보증서로 계약보증서를 대신하거나, 준공 후 하자보수보증서를 받지 않은 상태에서 잔금을 지급하는 실수가 생길 수 있습니다.
제가 관리사무소에서 보증서를 확인할 때 가장 먼저 본 것은 금액보다 보증 대상과 보증기간이었습니다. 보증금액은 맞더라도 다른 단지 이름으로 발급됐거나 공사명과 계약업체가 다르면 정상적인 보증서로 보기 어렵습니다. 이번 글에서는 세 가지 보증금의 차이와 계산 방법, 보증서 확인 순서, 현금 수납과 보증보험증권의 회계처리를 실제 업무 순서에 맞춰 정리하겠습니다.
세 가지 보증금을 구별하는 기준 — 입찰 참여 단계에서는 입찰보증금, 계약 체결 후 이행 단계에서는 계약보증금, 공사가 끝난 뒤 하자담보책임기간에는 하자보수보증금이 필요합니다.
1. 입찰·계약·하자보수보증금의 차이
세 보증금은 업체로부터 받는다는 점은 같지만 보호하려는 위험이 다릅니다. 따라서 하나의 보증서로 입찰부터 하자기간까지 모두 대신할 수 없습니다.
| 구분 | 받는 시점 | 보증하는 내용 | 주요 서류 |
|---|---|---|---|
| 입찰보증금 | 입찰 참여 단계 | 낙찰자의 계약 체결 | 입찰보증보험증권 등 |
| 계약보증금 | 계약 체결 단계 | 계약상 의무 이행 | 계약이행보증증권 등 |
| 하자보수보증금 | 준공 후 대금 지급 전 | 하자담보책임기간의 하자보수 | 하자이행보증증권 등 |
입찰보증서와 계약보증서는 서로 대체되지 않습니다 — 입찰보증은 낙찰자의 계약 체결을, 계약보증은 체결된 계약의 이행을 담보합니다. 보증 대상과 기간이 다르므로 낙찰 후에는 계약 내용에 맞는 계약보증서를 별도로 확인해야 합니다.
2. 입찰보증금은 입찰금액의 5% 이상
「주택관리업자 및 사업자 선정지침」에 따르면 입찰 참가자는 원칙적으로 입찰금액의 100분의 5 이상을 입찰보증금으로 납부해야 합니다. 납부 방법은 현금, 공제증권 또는 보증서 방식으로 구분할 수 있습니다.
입찰금액이 50,000,000원인 경우 최소 입찰보증금은 다음과 같습니다.
50,000,000원 × 5% = 2,500,000원
낙찰자가 정당한 절차에 따라 낙찰자로 결정된 뒤 계약 체결을 거절하면 입찰보증금이 공동주택에 귀속될 수 있습니다. 반면 낙찰되지 않은 업체나 정상적으로 계약 체결 절차를 이행한 업체의 입찰보증금은 목적이 달성된 후 반환 대상이 됩니다.
보증보험증권으로 제출받았다면 보증금액뿐 아니라 입찰명, 보증기간, 계약업체와 보증채권자를 함께 확인해야 합니다. 보증기간이 입찰 마감이나 계약 체결 예정일보다 먼저 끝나지 않는지도 살펴봐야 합니다.
3. 계약보증금은 계약 종류에 따라 비율이 다르다
계약보증금은 낙찰된 업체가 계약서에 정한 공사나 용역을 정상적으로 이행하도록 담보하는 금액입니다. 계약서 작성과 계약보증서 제출을 별개의 일로 미루기보다 계약 체결 과정에서 제출기한과 보증기간을 함께 확정하는 것이 좋습니다.
| 계약 종류 | 계약보증금률 | 계약금액 5천만 원 기준 |
|---|---|---|
| 주택관리업자·용역·단가계약 | 계약금액의 10% | 5,000,000원 |
| 공사계약 | 계약금액의 20% | 10,000,000원 |
설계변경이나 추가공사로 최종 계약금액이 증가했다면 최초 보증금액만 그대로 두지 말고 변경된 계약금액에 맞춰 보증금이 조정됐는지 확인해야 합니다. 계약기간이 연장된 경우에도 증권의 보증기간이 함께 연장됐는지 살펴봐야 합니다.
4. 보증금 납부를 면제할 수 있는 계약
모든 입찰과 계약에서 보증금을 반드시 받아야 하는 것은 아닙니다. 선정지침에서 정한 보험계약, 별도 가공 없이 사용할 수 있는 공산품 구입, 일정 금액 이하의 계약 등은 입찰보증금과 계약보증금의 납부를 면제할 수 있습니다.
여기서 중요한 말은 ‘면제할 수 있다’입니다. 해당 조건에 포함된다는 이유로 자동 면제되는 것이 아니라 계약 성격과 위험을 검토하고, 입찰공고 및 계약서와 일치하도록 처리해야 합니다.
보증금 면제 기준과 금액 기준은 지침 개정에 따라 달라질 수 있습니다. 실제 공고를 작성할 때는 당시 시행 중인 「주택관리업자 및 사업자 선정지침」 제31조와 단지의 관리규약을 다시 확인해야 합니다.
5. 하자보수보증금은 잔금 지급 전에 확인
하자보수보증금은 공사가 끝난 뒤 발견되는 시공상 하자에 대비하기 위한 담보입니다. 준공검사를 마쳤다는 이유만으로 바로 잔금을 지급하지 말고, 계약에서 정한 하자보수보증서와 준공 관련 서류가 모두 제출됐는지 확인해야 합니다.
선정지침에 따라 입주자대표회의는 공사 하자보수보증금 예치율을 계약금액의 2% 이상 10% 이하 범위에서 결정할 수 있으며, 정한 예치율은 입찰공고에 명시해야 합니다.
계약금액 50,000,000원 × 하자보수보증금률 3% = 1,500,000원
하자보수보증금은 금액만 맞으면 끝나는 것이 아닙니다. 보증기간이 계약서에 정한 하자담보책임기간을 충분히 포함해야 합니다. 예를 들어 계약서의 하자기간은 2년인데 보증증권의 기간이 1년이라면, 보증기간이 끝난 뒤 발생한 하자에 대해서는 보증기관에 청구하기 어려울 수 있습니다.
보증서를 받으면 바로 공사 서류철에 넣지 않고 아파트명, 계약업체, 공사명, 계약금액과 보증금액부터 확인했습니다. 그다음 계약기간과 보증기간을 비교하고 마지막으로 발급기관의 조회화면에서 증권번호와 진위 여부를 확인했습니다. 이 순서대로 보면 다른 사업장의 보증서나 기간이 부족한 서류를 비교적 빨리 발견할 수 있었습니다.
6. 보증보험증권은 현금 수납이 아니다
보증금을 현금으로 받았다면 실제 예금이 증가하고, 나중에 반환해야 할 의무도 함께 발생합니다. 따라서 현금 수납액을 바로 관리외수익이나 잡수입으로 처리하지 않고 반환의무가 있는 부채로 기록하는 것이 일반적입니다.
| 거래 상황 | 차변 | 대변 |
|---|---|---|
| 현금 보증금 250만 원 수납 | 보통예금 2,500,000원 | 예수보증금 2,500,000원 |
| 목적 달성 후 반환 | 예수보증금 2,500,000원 | 보통예금 2,500,000원 |
| 귀속이 적법하게 확정된 경우 | 예수보증금 2,500,000원 | 관리외수익 등 2,500,000원 |
공제증권이나 보증보험증권만 제출받았다면 아파트 통장으로 실제 돈이 들어온 것이 아닙니다. 따라서 현금 보증금을 받은 것처럼 보통예금과 예수보증금 전표를 작성해서는 안 됩니다. 증권은 계약서류와 함께 보관하고 보증금액과 만료일을 별도 대장에서 관리합니다.
계약 불이행이 발생했다고 곧바로 수익으로 처리하면 안 됩니다 — 계약 해제·해지 조건, 이행 요청과 통지 내용, 선정지침의 귀속 요건 및 내부 승인 절차를 확인해야 합니다. 보증보험증권은 보증기관에 청구하여 지급이 확정된 금액과 실제 입금액도 별도로 확인해야 합니다.
7. 보증보험금 청구가 확정된 경우의 전표
보증보험증권은 처음 제출받을 때 현금 수입 전표를 작성하지 않습니다. 이후 실제 보증사고가 발생해 보증기관이 지급할 금액을 확정하면 그때 미수금과 수익을 인식하고, 통장으로 돈이 들어오면 미수금을 정리하는 방식으로 처리할 수 있습니다.
| 거래 상황 | 차변 | 대변 |
|---|---|---|
| 보증기관 지급액 확정 | 미수금 | 관리외수익 등 |
| 보증보험금 입금 | 보통예금 | 미수금 |
8. 반환일과 만료일은 별도 대장으로 관리
입찰보증금과 계약보증금은 보증 목적이 달성되면 상대방의 요청에 따라 반환해야 합니다. 하자보수보증금은 하자담보책임기간이 끝나고 보증 목적이 달성된 뒤 반환 대상이 됩니다.
현금 보증금을 반환하지 않고 오래 두면 장부에 오래된 예수보증금 잔액이 남습니다. 반대로 보증기간이 끝나기 전에 증권을 해제하거나 현금 보증금을 반환하면 이후 계약 불이행이나 하자가 발생했을 때 대응하기 어려워질 수 있습니다.
보증금 관리대장에 기록할 내용
계약업체 · 공사 또는 용역명 · 보증 종류 · 보증금액 · 증권번호 · 발급기관 · 보증 시작일과 종료일 · 현금 수납 여부 · 반환 또는 해제일 · 회계 전표번호
9. 보증서 확인 순서
| 1 | 입찰·계약·하자보수 중 필요한 보증 종류가 맞는가 |
| 2 | 계약업체명과 사업자등록번호가 정확한가 |
| 3 | 보증채권자 또는 피보험자가 해당 공동주택으로 되어 있는가 |
| 4 | 입찰명·공사명·용역명이 공고와 계약서에 맞는가 |
| 5 | 기준금액과 보증금률을 정확하게 적용했는가 |
| 6 | 보증 시작일과 종료일이 계약기간을 충족하는가 |
| 7 | 계약금액이나 계약기간 변경이 증권에 반영됐는가 |
| 8 | 발급기관에서 증권번호와 진위 여부를 조회했는가 |
10. 자주 묻는 질문
Q. 보증보험증권을 받으면 수입 전표를 작성하나요?
증권만 받았다면 실제 현금이 입금된 것이 아니므로 일반적으로 예금 수입 전표를 작성하지 않습니다. 증권은 계약서류와 함께 보관하고 보증금액과 기간을 별도 관리합니다.
Q. 공사계약의 계약보증금률은 얼마인가요?
선정지침상 공사계약은 계약금액의 20%, 주택관리업자·용역·단가계약은 계약금액의 10%가 적용됩니다. 다만 실제 계약에서는 적용 시점의 최신 지침을 다시 확인해야 합니다.
Q. 준공검사를 마치면 계약보증서만 보관해도 되나요?
계약보증금은 계약 이행을 담보하고 하자보수보증금은 준공 후 하자보수를 담보하므로 목적이 다릅니다. 공사 잔금 지급 전에 계약에 맞는 하자보수보증서를 별도로 확인해야 합니다.
Q. 하자기간이 끝나면 현금 보증금은 수익이 되나요?
아닙니다. 하자담보책임기간이 끝나고 보증 목적이 달성됐다면 계약상대자의 요청에 따라 반환해야 합니다. 적법한 귀속 사유와 절차가 확정된 경우에만 수익 처리를 검토할 수 있습니다.
11. 마치며
입찰보증금, 계약보증금과 하자보수보증금은 업체 선정부터 공사 완료 이후까지 공동주택을 보호하는 장치입니다. 비율만 맞추는 데 그치지 않고 보증 대상, 계약업체, 보증기간과 반환 조건까지 확인해야 합니다.
관리사무소에서는 공사별 계약서류를 편철하는 것과 별도로 보증금 관리대장을 작성해 두는 것이 편했습니다. 현금으로 받은 보증금은 반환의무가 있는 부채로 관리하고, 보증보험증권은 만료일과 변경 여부를 기록해 두면 외부 회계감사나 담당자 인수인계 때도 지급과 반환 과정을 정확하게 설명할 수 있습니다.
국토교통부 고시 「주택관리업자 및 사업자 선정지침」 제31조 입찰보증금 등 · 제32조 하자보수보증금 · 제33조 보증금의 반환 · 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」 제62조 하자보수보증금 · 공동주택 회계처리기준 제17조 증빙서류
보증금률, 면제 여부, 제출기한과 하자담보책임기간은 계약 종류, 입찰공고, 최종 계약금액 및 적용 시점의 지침에 따라 달라질 수 있습니다. 실제 계약 전 최신 선정지침과 단지의 관리규약을 확인하시기 바랍니다.
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